В соответствии с п. 7. «Проверка наличия документов библиотечного фонда» «Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» от 14 мая 2013 г. обязательная проверка фонда производится в следующих случаях:

• при смене материально ответственных лиц (заведующих отделом или библиотекой);

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации библиотеки.

Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:

-фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц – один раз в 5 лет.

        Основная задача проверки – установить и подтвердить наличие документа путем сверки с учетной документацией. В ходе проверки выявляют состояние учета, правильность исключения книг, задолженность, недочеты в работе по сохранности фонда. Проверка способствует восстановлению порядка в расстановке книг на полках, очищению фонда от ветхих и устаревших по содержанию книг, дублетной и непрофильной литературы.

         Подготовка к проверке фонда состоит из нескольких процессов. Проверяют правильность расстановки книг, списывают ветхие экземпляры и передают дублетные. Редактируют алфавитный каталог, выборочно проверяют, изъяты ли из него карточки на выбывшие книги. Просматривают формуляры читателей, ликвидируют задолженность, приводят в порядок учет книг. Для проведения проверки создается комиссия, которая осуществляет подготовительную работу: знакомится с документацией, инструктирует участников этой работы, организует проверку, подводит итоги.

       Способы проверки фонда:

- непосредственная сверка фонда с алфавитным каталогом;

- с инвентарной книгой.

      Проверка фонда заключается в сверке каждой книги с алфавитным каталогом или записью в инвентарной книге. Проверку проводят два работника: первый — снимает с полок одну книгу за другой и называет их инвентарные номера. Второй — по этим номерам находит карточки в алфавитном каталоге или записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей. На книги ставят отметку о проверке, а на карточке алфавитного каталога, на обратной стороне ставится условный знак («галочку»), или в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный знак; отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди книг выданных читателям. По окончанию проверки фонда комиссия фиксирует результаты проверки в акте, составленном в трех экземплярах. В случае недостачи к акту прилагается список отсутствующих книг, учтенных на балансе библиотеки.

Технологическая инструкция по проверке книжного фонда МКУК «Апанасенковская МЦБ» и библиотек поселений

1. Основные цели и задачи проверки Одним из условий сохранности библиотечных фондов является его периодическая проверка, в ходе которой можно решить следующие задачи:

1.2 Установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах.

1.3 Выявить состояние учета, правильность исключения документов.

1.4 обеспечить надлежащий порядок в фонде, исправить недочеты в обработке документов (устранить ошибки в нумерации, классифицировании и т.д.).

1.5 Определить состояние учета выдачи книг читателям в библиотеке и библиотечных пунктах, выявить задолженность читателей.

1.6 Отобрать ветхие, утратившие актуальность книги, дублетную и непрофильную литературу.

1.7 Наметить мероприятия, позволяющие устранить выявленные недостатки.

2. Периодичность проверки библиотечного фонда

2.1 Проверка библиотечного фонда проводится в сроки, устанавливаемые согласно Перспективному плану проверок книжных фондов МКУК «Апанасенковская МЦБ» на 2020-2025 гг., но не менее одного раза в 5 лет.

2.2 При смене заведующего структурного подразделения, или сельской библиотеки, а также в экстренных случаях проверка фонда засчитывается за очередную.

3. Организационные вопросы

3.1 Основание для плановой или внеплановой проверки фонда библиотеки служит приказ по библиотеке. В приказе указываются причины проверки, сроки и способы ее проведения, режим работы библиотеки на период проведения проверки.

3.2 В проверке участвуют все работники проверяемой библиотеки, могут также привлекаться временные сотрудники, актив читателей. В комиссию по проверке фондов включаются представители библиотеки (как правило, председатель комиссии).

3.3 При передаче фонда от одного ответственного лица другому в комиссию назначаются сдающий и принимающий заведующий библиотекой.

3.4 Члены комиссии, помимо непосредственного участия в проверке, осуществляют контроль за качеством и выполнением проверки в установленные сроки, решают вопрос о методе проверки книжного фонда и привлечения помощников.

3.5 Вся работа по проверке книжного фонда делится на три последовательных этапа:

• подготовка к проверке книжного фонда,

• проверка книжного фонда,

• подведение итогов и оформление результатов работы.

4. Подготовка к проверке

4.1 На первом этапе комиссия разрабатывает календарный план проверки книжного фонда. Время необходимое на проверку книжного фонда зависит от его объема, метода проверки, числа участников, привлеченных комиссией, форм индивидуального учета, по которым сверяется фонд.

4.2 В плане указываются виды выполняемых работ в подготовительный, основной и заключительные этапы.

4.3 В период подготовки к проверке следует заготовить все необходимое: карточки, ящики или коробки для них, ручки, карандаши, бумагу и т.д.

4.4 Комиссия обязана проверить все имеющиеся документы (инвентарные книги, книги учета библиотечного фонда, накладные, полученные из ОКиО, акты на выбывшие документы, акты предыдущих проверок, читательские формуляры) и установить количество книг, имеющихся в наличии к моменту проверки.

4.5 В связи с этим важно вовремя зарегистрировать в документах всю литературу, направленную в библиотеку из отдела комплектования и обработки. Поскольку редактирование алфавитного (или нумерационного) каталога библиотеки должно вестись регулярно, можно ограничиться выборочной проверкой правильности расстановки карточек, и только в необходимых случаях провести полный контроль.

4.6 Чтобы исключить необходимые недоразумения, все книги, находящиеся в библиотеке к моменту проверки, расставляются на стеллажи, проверяется правильность расстановки фонда.

4.7 Комиссия обязана проверить списание литературы по утвержденным актам в инвентарных книгах, книгах суммарного учета и алфавитных каталогах. Если имеются пропуски, необходимо провести повторную проверку актов и оформить списание надлежащим образом. Проверить правильность учета книг, принятых от читателей взамен утерянных.

4.8 При наличии времени оформить исключение ранее отобранных ветхих книг, дублетной литературы, утративших актуальность книг. Оформить в учетных документах выбывшие издания.

4.9 Комиссия должна решить, какие условные обозначения будут ставиться на проверенных книгах, в инвентарных книгах, в читательских формулярах.

4.10 Для облегчения организации учета и отчетности целесообразно проверить наличие полочных разделителей.

4.11 С целью своевременного возврата книг в библиотеку принимаются необходимые меры по ликвидации задолженности читателей.

4.12 Подготовительный период завершается инструктированием членами комиссии участников проверки. От того, насколько четко они будут знать свои обязанности, во многом зависит оперативность и точность работы.

5. Порядок проверки книжного фонда

5.1 Технология проверки фонда. В проведении проверки библиотечного фонда принимают участие все работники библиотеки. Перед началом работы зав. структурным подразделением знакомит сотрудников библиотеки с календарным планом работы и определяет круг их обязанностей.

5.2 Проверка фонда, состоящего на балансе, проводится путем сверки каждого имеющегося в наличии документа непосредственно алфавитным (нумерационным) каталогом или с инвентарной книгой. На каждом документе делается отметка о проверке (год проверки). Подобная отметка о проверке ставится и на соответствующей карточке алфавитного (нумерационного) каталога или в записи, соответствующей данному документу в инвентарной книге. Сверяются инвентарный номер, автор или заглавие, название документа, проверяется классификационный индекс, цена издания. Работа ведется двумя сотрудниками: один из них снимает книгу с полки, называет ее инвентарный номер или автора, заглавие и ставит отметку на титульном листе книги; другой — находит номер в инвентарной книге или карточку алфавитного (нумерационного) каталога, сверив фамилию автора, заглавие, цену в случае необходимости и остальные данные, проставляется отметку о проверке в учетных документах.

Издания, которые в период проверки фонда не были возвращены в библиотеку пользователями, также должны пройти проверку. Издания, не возвращенные пользователями, сверяются с алфавитным (нумерационным) каталогом или инвентарными книгами. На книжном формуляре делается отметка о проверке (год проверки). Подобная отметка о проверке ставится и на соответствующей карточке алфавитным (нумерационным) каталога или в записи, соответствующей данному документу в инвентарной книге. Стеллажи, на которых стоят издания прошедшие проверку обязательно помечаются, таким образом, исключается возможность пропуска стеллажей в фонде.

Книги, принятые от пользователей в процессе проведения проверки могут:

• сразу сверяться с учетными документами (алфавитный (нумерационный) каталог, инвентарная книга), и на книге и в учетных документах проставляться отметка о проверке;

• или расставляться на отдельный стеллаж и проходить проверку в последнюю очередь.

5.3 Если в ходе сверки отсутствует полная идентичность сведений о документе (несовпадение инвентарного номера, автора или заглавия), выясняется, что документ был списан ранее и т.п., он откладывается для дополнительной работы с ним.

5.4 По окончанию сверки фонда с алфавитным (нумерационным) каталогом или непосредственно с инвентарной книгой, еще раз просматриваются все карточки учетного каталога или инвентарные книги, чтобы выявить карточки и/или записи, не прошедшие проверку.

5.5 На основании не отмеченных соответствующим знаком, то есть не прошедших проверку, карточек и/или записей в инвентарной книге, составляется картотека не найденных в ходе проверки документов и организуется их дополнительный поиск в фонде и/или по читательским формулярам.

6. Сверка с учетными каталогом

6.1 После этого алфавитный (нумерационный) каталог на литературу, сверяется с учетным каталогом отдела комплектования и обработки.

6.2 Карточки на книги, отсутствующие в алфавитном (нумерационном) каталоге библиотеки, считаются недостачей.

6.3 Выявленная недостача (одна по инвентарным книгам, другая по учетному каталогу) будет окончательно считаться недостачей только после еще раз предпринятых мер к более тщательному разысканию недостающей литературы на стеллажах и в читательских формулярах, среди ранее отложенных книг с несоответствующими номерами или списанных ранее по актам.

6.4 Литература, списанная ранее по актам, обнаруженная при проверке книжного фонда, откладывается отдельно. По согласованию с ОКиО такие книги изымаются из фонда и сдаются в макулатуру.

7. Подведение итогов проверки и оформление ее результатов

7.1 В заключение проверки необходимо внимательно просмотреть книги учета фонда, акты на ранее списанную литературу, не отмеченную в ходе проверки, инвентарные книги.

7.2 После того, как все возможные варианты разыскания недостающих книг исчерпаны составляется список книг, пропавших по неизвестным причинам, который должен быть приложен к акту о проверке.

7.3 При обнаружении недостающих изданий, а также литературы, числящейся за читателями более трех лет, то есть свыше срока исковой давности, комиссия обязана потребовать письменные объяснения от материально-ответственного лица и других сотрудников библиотеки, имеющих доступ к фонду.

7.4 На основании представленных объяснений комиссия устанавливает характер выявленных потерь: условия хранения, не соответствующие нормативам, халатность или злоупотребления работников и т.д., и в соответствии с ними выносит предложения по возмещению недостачи, если они возникли по вине того или иного сотрудника. Комиссия дает также рекомендации по предотвращению потерь в дальнейшем. Заключения и предложения комиссия оформляет в конце акта о проверке книжного фонда.

7.5 По окончании проверки комиссия составляет акты в 2-х экземплярах.

7.6 В том случае, если выявлено значительное расхождение учетных документов с фактическим наличием книг, в акте должны быть изложены выводы комиссии о причинах такого положения, названы конкретные виновники, выдвинуты предложения по устранению недостатков.

7.7 К акту о проверке книжного фонда библиотеки прилагается список недостающей литературы.

7.8 Результаты проверки должны быть оформлены согласно приказа.

7.9 Акты проверки книжного фонда обсуждаются на заседании комиссии по принятию, сохранности и списанию библиотечных фондов.

7.10 Материальную ответственность за фонд несут все работники библиотеки, имеющие к нему доступ. Заведующий библиотекой обеспечивает условия для правильной организации учета и хранения, а также использования фонда в соответствии с действующими инструкциями. В случае несоблюдения установленных правил персональную ответственность несет заведующий библиотекой.