В основе эффективной деятельности любой библиотеки лежит умение привлекать и использовать ресурсы из самых разнообразных источников. Важной составной частью деятельности библиотек по развитию фондов является работа с дарами.

     Цель подготовки методических рекомендаций – оказать помощь по привлечению даров и пожертвований и их учета. Дар – безвозмездная передача (пожертвование) в собственность библиотеки вещи или права. Что является правовой основой приема библиотекой книжных даров от юридических и физических лиц?

Пунктом 4.1.2 Порядка учёта, установлено, что «Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 582)» Пожертвование - дарение вещи или права в общеполезных целях, то есть в целях, полезных либо для общества в целом, либо для определенной его части; пожертвование может содержать условия об использовании пожертвованного имущества по определенному назначению; на принятие пожертвования не требуется чьего-либо разрешения или согласия (согласно ст. 582 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее – ГК РФ); Согласно ст. 574 Гражданского кодекса РФ письменное оформление договора пожертвования обязательно в случаях, когда дарителем выступает юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей. В остальных случаях решение принимается по согласованию между библиотекой и дарителем. К договору пожертвования прилагается акт приема-передачи; Налогообложение пожертвований – пожертвования не подлежат налогообложению (согласно ст. ст. 251, 270 Налогового Кодекса Российской Федерации). Пожертвование предполагает безвозмездную (бесплатную) передачу документов библиотеке частным лицом (группой лиц), учреждением, общественной организацией, издательством и т. д. Привлечение населения и организаций к благотворительной деятельности по пополнению библиотечных фондов. Работа с дарителями – это важная часть работы библиотеки по формированию фондов. От того как налажена работа с дарителями во многом зависит, будут ли библиотеке дарить книги, появятся ли у библиотеки постоянные дарители. Одним из главных критериев успеха в работе с потенциальными благотворителями (дарителями, жертвователями) является публичность этой деятельности. Чем больше население будет знать о работе библиотеки, о её потребностях и необходимой помощи, тем охотнее они будут в ней участвовать. Эта работа должна вестись постоянно, носить системный характер, что не исключает проведение крупномасштабных акций. На сайте библиотеки, а также на информационных стендах в её помещениях может быть размещено обращение к населению с просьбой об оказании помощи в комплектовании библиотечного фонда. Примерный текст обращения приведён в Приложении 1. Поскольку далеко не все потенциальные благотворители, даже пользующиеся услугами библиотеки, знакомятся с информацией, размещённой на её сайте или стендах, библиотекам рекомендуется периодически размещать в местных средствах массовой информации материалы о приёме в дар литературы от населения. Предпочтительно, чтобы это была информация от первого лица с комментариями о том, какая именно литература принимается, каковы условия отбора литературы в библиотечный фонд, какие преференции получают активные жертвователи. Эффективным является размещение такой информации в социальных сетях, особенно в период проведения акций («Помоги библиотеке – помоги себе», «Подарок библиотеке» и др.).

       Поощрение благотворителей Часто в библиотеках отсутствуют формализованные формы благодарности дарителям, тогда как это является важным стимулом для дарения. Формы выражения благодарности могут быть различными, в зависимости от статуса дарителя и объемов и ценности дара. Формы поощрения граждан и организаций, жертвующих книги в фонды библиотек.

1. Указание фамилии дарителя на каждой подаренной книге. Это очень дорого подарившему книгу, приятно читающему, а особенно важно, что у других читателей возникает желание самим также подарить свои личные книги библиотеке.

2. Размещение в средствах массовой информации материалов о жертвователях, внесших большой вклад в комплектование фонда библиотеки.

3. Занесение фамилий дарителей на Доску Почета «Библиотека благодарит».

4. Создание на веб-сайте библиотеки списка дарителей и жертвователей в форме ежегодно обновляемой летописи.

5. Создание мемориального альбома «Благодарим за подаренную литературу», в который вписаны фамилии дарителей.

6. Вручение благодарственных писем директора учреждения, руководителя муниципального органа управления в области культуры, главы администрации муниципального образования, главы муниципального образования (в зависимости от вклада дарителя).

7. Организация постоянно действующей и регулярно обновляемой выставки, целиком состоящей из подаренных книг.

8. Выделение подфонда (тематических полок) «Читатель – читателю».

9. Проведение праздника «День Благодарности».

10. Проведение книжных обзоров «Дары в библиотеку» в рамках Дней открытых дверей в библиотеке.

11. Другие формы поощрения жертвователей.

      Пожертвование документов является одним из источников пополнения единого фонда МКУК «Апанасенковская МЦБ». В качестве пожертвования могут выступать печатные издания или документы иной формы на любом носителе информации, составляющем предмет комплектования библиотеки, предусмотренном её планом комплектования. Правила приёма пожертвований Приём документов пожертвования осуществляется непосредственно в библиотеке, которой предназначено пожертвование, с последую-щей передачей их в отдел комплектования и обработки литературы (далее - ОКиО) МКУК «Апанасенковская МЦБ». Документом, подтверждающим получение изданий в качестве пожертвования, при личных контактах с дарителями является Договор пожертвования (Приложение 3), или любой другой сопроводительный документ: письмо (Приложение 2), и др. Отчетным документом, подтверждающим безвозмездную передачу изданий библиотеке, присланных по почте принимается любое письменное уведомление в свободной форме, в случае отсутствия сопроводительных документов и пометок, может быть признана лицевая часть почтовой упаковки с данными о дарителе. Библиотека принимает пожертвования без гарантии включения всех изданий в основной фонд на постоянное хранение. Главным критерием при решении вопроса о приёме или отклонении пожертвования, как и при комплектовании изданиями из других источников (обязательный экземпляр, покупка, обмен), служат статусные характеристики библиотеки, опирающиеся на принципы максимальной полноты фондов и отвечающие потребностям пользователей библиотеки. Дарителям необходимо объяснять, что предлагаемые ими в дар книги принимаются в фонд на тех же основаниях, что и приобретаемые за деньги, что библиотека может принять дар целиком, но может / вправе распорядиться с ним по своему усмотрению без уведомления об этом дарителя: передать в другие библиотеки, организациям на безвозмездной основе, на буккроссинг. Если предлагаемые в дар документы не нужны библиотеке ввиду их устарелости, физического состояния или других причин, то дарителя необходимо поставить об этом в известность. Даже при минимальном поступлении не следует "захламлять" фонд ненужными изданиями. Пожертвование также может быть отклонено, если даритель требует выполнения условий, неприемлемых в деятельности библиотеки, например, выдача справок для налоговой. Следует очень внимательно относиться к дарам по технике, литературе публицистического характера на общественные темы, историческим мемуарам и исследованиям. Нежелательно принимать издания в обложках. Их жизнь в библиотеке слишком коротка. Никогда не следует забывать о качестве библиотечного фонда, не превращать его в пункт вторсырья! Необходимо обращать внимание на то, что некоторые издания дарятся религиозными, политическими и общественными организациями, заинтересованными в продвижении своей информации, идеологии, учений. Поэтому нужно следить за тем, чтобы публичные библиотеки, являясь государственными учреждениями, не отклонились от своей роли источника беспристрастной информации и не стали орудием чьей-то пропаганды. Особое внимание уделять исполнению федеральных законов №114-ФЗ "О противодействии экстремистской деятельности" и № 436-ФЗ "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию". Следует объяснять дарителям /жертвователям, что книги, принимаемые в биб-лиотечный фонд, будут оценены в целях дальнейшей сохранности и оценка стоимости будет произведена специалистами библиотеки.

Не принимаются в качестве пожертвования документы:

- издания, пропагандирующие насилие, межнациональную вражду, жестокость; произведения авторов, позиционирующих антигуманные идеи, включенные в Федеральный список экстремистских материалов, запрещенных к распространению, производству и хранению на территории Российской Федерации; - устаревшие по содержанию, ветхие;

- документы имеющие повреждения биологического характера (плесень, грибок);

- рекламные издания;

- с утраченными переплётами и титульными листами и иными невосстановимыми дефектами;

- от религиозных организаций, не прошедших государственную регистрацию в органах юстиции;

- документы, имеющие низкий уровень информационной и художественной ценности.

Пожертвование также может быть отклонено, если жертвователь требует выполнения условий, неприемлемых для библиотеки. Документы и учёт Пожертвования принимаются в ОКиО на основании следующих видов документов:

-письмо о пожертвовании (Приложение 2);

- договор пожертвования (Приложение 3);

Учёт, регистрация всех поступающих в библиотеку пожертвований ведётся в ОКиО МКУК «Апанасенковская МЦБ» в соответствии с установленным порядком.

Оценка стоимости пожертвований осуществляется комиссией по сохранности библиотечных фондов МКУК «Апанасенковская МЦБ».

Все пожертвования, отобранные в основные фонды, ставятся на балансовый учёт в бухгалтерии МКУ «Межведомственная централизованная бухгалтерия Апанасенковского муниципального района Ставропольского края». Методика оценки стоимости документов При оценке документов следует руководствоваться ощущением реальности времени, а именно: не оценивать слишком дорого, чтобы не усугублять собственную материальную ответственность, и не слишком дешево, чтобы не стимулировать у читателей и сотрудников небрежного отношения к книге. Определить стоимость книги – непростая задача. Это касается как новой (современной) книги, так и подержанной (букинистической). Даже эксперты (букинисты) говорят о сложности и неоднозначности подходов к оценке изданий. Имеется два подхода применяемых библиотеками в процессе ценообразования: коэффициенты и рыночная цена. Необходимо производить оценку с учетом рыночной стоимости издания. Этот подход применяется как при оценке отдельных документов, предлагаемых для включения их в состав библиотечных фондов (которые, по мнению специалистов, будут активно использоваться в библиотечно-библиографических процессах, процессах об-служивания), так и в случаях утраты документов пользователями библиотеки, а также при оформлении замены.

Приложение 1

Просим вас оказать посильную помощь нашей библиотеке в пополнении её книжного фонда.  Библиотека … ежегодно обслуживает … читателей, в том числе … детей. Наш фонд составляет … экземпляров доку-ментов. Мы стараемся помочь каждому нашему читателю найти книгу в соответствии с его инте-ресами. Но возможности пополнения библиотечного фонда за счёт бюджетного финансирования не безграничны и многие хорошие книги отсутствуют в библиотеке. Мы просим жителей … посмотреть свои домашние библиотеки. Наверняка в них найдутся книги в хорошем состоянии, которые прочитаны уже по нескольку раз и с ними не жалко расстаться. Эти книги можно отдать в библиотеку, чтобы их прочитали другие люди. Библиотека с радостью примет в дар книги в хорошем состоянии.

Подробная информация о том, какие книги нам нужны, размещена на сайте библиотеки по адресу… Там же вы можете ознакомиться с Положением о дарах. Если предложенные книги уже имеются в нашем фонде, мы передадим их в другие библиотеки. Ваши пожертвования помогут нам расширять фонды, закупать новую интересную и полезную для читателей литературу. Дорогие земляки! Если вы хотите помочь библиотеке, позвоните нам по телефону … или напишите по электронной почте … и сообщите, какие именно книги вы хотели подарить. Заранее благодарим всех, кто откликнется на нашу просьбу!

Приложение 2

Письмо о пожертвовании

Я,____________________________________ ___________________________________________, ______ года рождения, проживающий (ая) по адресу: ______________________________________________________________ , безвозмездно передаю в МКУК «Апанасенковская МЦБ» книги в количестве ___ экз. на сумму ________ руб. для использования в общеполезных целях в соответствии с уставной деятельностью библиотеки. Подпись: _____________ Дата: ________________

Приложение 3

ДОГОВОР

Пожертвования №___

                                                                                                                                                                                                                                                                                       « » ______________ ____

Муниципальное казенное учреждение культуры «Апанасенковская межпоселенческая центральная библиотека», именуемая в дальнейшем МКУК «Апанасенковская МЦБ», в лице директора ____________, действующего на основании ______________, с одной стороны, и _______________________, именуемое в дальнейшем «Жертвователь», в лице _______________, действующего на основании _________ , с другой стороны, при совместном упоминании в дальнейшем Стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Жертвователь безвозмездно передает в собственность МКУК «Апанасенковская МЦБ» имущество, составляющее целевое пожертвование, в количестве и ассортименте согласно акту приема-передачи (приложение к настоящему договору) для использования в целях, указанных в договоре.

1.2 Имущество, составляющее целевое пожертвование, поступает в муниципальную собственность и закрепляется за МКУК «Апанасенковская МЦБ» на правах оперативного управления с правом самостоятельного распоряжения.

2. Права и обязанности сторон

2.1 Жертвователь обязуется в течение 10 дней со дня подписания настоящего договора передать МКУК «Апанасенковская МЦБ» имущество, со-ставляющее целевое пожертвование, в соответ-ствии с актом приема-передачи (приложение к настоящему договору).

2.2 МКУК «Апанасенковская МЦБ» вправе в любое время до фактической передачи имущества, составляющего целевое пожертвование, отказаться от него полностью или частично. Однако о таком отказе должно быть заявлено в письменной форме заблаговременно и в разумный срок. В этом случае настоящий договор считается расторгнутым либо измененным со дня получения Жертвователем соответствующего письменного отказа МКУК «Апанасенковская МЦБ».

2.3 МКУК «Апанасенковская МЦБ» обязано использовать полученное имущество, составляющее целевое пожертвование исключительно в общеполезных целях, в соответствии с уставной деятельностью МКУК «Апанасенковская МЦБ» для пополнения имеющегося библиотечного фонда.

3. Порядок передачи и оформления

3.1 Передача имущества, составляющего целевое пожертвование, осуществляется по месту нахождения МКУК «Апанасенковская МЦБ».

3.2 Передача имущества, составляющего целевое пожертвование, оформляется подписанием акта приема-передачи с указанием объектов передаваемого имущества.

4. Прочие условия

4.1 Настоящий договор вступает в силу со дня его заключения Сторонами или уполномоченными представителями и прекращается надлежащим исполнением.

4.2 В случае, не предусмотренных настоящим договором, Стороны руководствуются гражданским законодательством РФ.

4.3 Все изменения и дополнения к настоящему договору должны быть составлены в письменной форме и подписаны Сторонами.

5. Адреса, реквизиты и подписи сторон Библиотека:

Директор __________________/___________/ М.П. Жертвователь: Руководитель _____________________/__________/ М.П.

Библиографический список

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ (с изм. от 29.07.2018) [Электронный ресурс] // Кодекс : сайт. – [Б. м.], 2018. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/9027703 (27.11.2018).

Федеральный закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ (с изм. от 03.07.2016) «О библиотечном деле» [Электронный ресурс] // Кодекс : сайт. – [Б. м.], 2018. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/9010022 (27.11.2018). ГОСТ Р 7.0.93-2015.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечный фонд. Технология формирования (введён 01.07.2016 г.) [Электронный ресурс] // Кодекс : сайт. –[Б. м.], 2018. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200128316 (27.11.2018).

ГОСТ Р 7.0.94-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование библиотеки документами. Термины и определения (введён 01.07.2016 г.) [Электронный ресурс] // Кодекс : сайт. – [Б. м.], 2018. – Режим доступа : http://docs.cntd.ru/document/1200127747 (27.11.2018).

Дары в фонды библиотек : прием, оценка, учет : метод. консультация / ГБУК «СКУНБ им. Лермонтова» ; сост. М.А. Малыхина, Л.В. Дементьева ; отв. за вып. З.Ф. Доли-на. – Ставрополь, 2018. – 29 с.

         В соответствии с п. 7. «Проверка наличия документов библиотечного фонда» «Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» от 14 мая 2013 г. обязательная проверка фонда производится в следующих случаях:

• при смене материально ответственных лиц (заведующих отделом или библиотекой);

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации библиотеки.

Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:

-фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц – один раз в 5 лет.

        Основная задача проверки – установить и подтвердить наличие документа путем сверки с учетной документацией. В ходе проверки выявляют состояние учета, правильность исключения книг, задолженность, недочеты в работе по сохранности фонда. Проверка способствует восстановлению порядка в расстановке книг на полках, очищению фонда от ветхих и устаревших по содержанию книг, дублетной и непрофильной литературы.

         Подготовка к проверке фонда состоит из нескольких процессов. Проверяют правильность расстановки книг, списывают ветхие экземпляры и передают дублетные. Редактируют алфавитный каталог, выборочно проверяют, изъяты ли из него карточки на выбывшие книги. Просматривают формуляры читателей, ликвидируют задолженность, приводят в порядок учет книг. Для проведения проверки создается комиссия, которая осуществляет подготовительную работу: знакомится с документацией, инструктирует участников этой работы, организует проверку, подводит итоги.

       Способы проверки фонда:

- непосредственная сверка фонда с алфавитным каталогом;

- с инвентарной книгой.

      Проверка фонда заключается в сверке каждой книги с алфавитным каталогом или записью в инвентарной книге. Проверку проводят два работника: первый — снимает с полок одну книгу за другой и называет их инвентарные номера. Второй — по этим номерам находит карточки в алфавитном каталоге или записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей. На книги ставят отметку о проверке, а на карточке алфавитного каталога, на обратной стороне ставится условный знак («галочку»), или в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный знак; отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди книг выданных читателям. По окончанию проверки фонда комиссия фиксирует результаты проверки в акте, составленном в трех экземплярах. В случае недостачи к акту прилагается список отсутствующих книг, учтенных на балансе библиотеки.

Технологическая инструкция по проверке книжного фонда МКУК «Апанасенковская МЦБ» и библиотек поселений

1. Основные цели и задачи проверки Одним из условий сохранности библиотечных фондов является его периодическая проверка, в ходе которой можно решить следующие задачи:

1.2 Установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах.

1.3 Выявить состояние учета, правильность исключения документов.

1.4 обеспечить надлежащий порядок в фонде, исправить недочеты в обработке документов (устранить ошибки в нумерации, классифицировании и т.д.).

1.5 Определить состояние учета выдачи книг читателям в библиотеке и библиотечных пунктах, выявить задолженность читателей.

1.6 Отобрать ветхие, утратившие актуальность книги, дублетную и непрофильную литературу.

1.7 Наметить мероприятия, позволяющие устранить выявленные недостатки.

2. Периодичность проверки библиотечного фонда

2.1 Проверка библиотечного фонда проводится в сроки, устанавливаемые согласно Перспективному плану проверок книжных фондов МКУК «Апанасенковская МЦБ» на 2020-2025 гг., но не менее одного раза в 5 лет.

2.2 При смене заведующего структурного подразделения, или сельской библиотеки, а также в экстренных случаях проверка фонда засчитывается за очередную.

3. Организационные вопросы

3.1 Основание для плановой или внеплановой проверки фонда библиотеки служит приказ по библиотеке. В приказе указываются причины проверки, сроки и способы ее проведения, режим работы библиотеки на период проведения проверки.

3.2 В проверке участвуют все работники проверяемой библиотеки, могут также привлекаться временные сотрудники, актив читателей. В комиссию по проверке фондов включаются представители библиотеки (как правило, председатель комиссии).

3.3 При передаче фонда от одного ответственного лица другому в комиссию назначаются сдающий и принимающий заведующий библиотекой.

3.4 Члены комиссии, помимо непосредственного участия в проверке, осуществляют контроль за качеством и выполнением проверки в установленные сроки, решают вопрос о методе проверки книжного фонда и привлечения помощников.

3.5 Вся работа по проверке книжного фонда делится на три последовательных этапа:

• подготовка к проверке книжного фонда,

• проверка книжного фонда,

• подведение итогов и оформление результатов работы.

4. Подготовка к проверке

4.1 На первом этапе комиссия разрабатывает календарный план проверки книжного фонда. Время необходимое на проверку книжного фонда зависит от его объема, метода проверки, числа участников, привлеченных комиссией, форм индивидуального учета, по которым сверяется фонд.

4.2 В плане указываются виды выполняемых работ в подготовительный, основной и заключительные этапы.

4.3 В период подготовки к проверке следует заготовить все необходимое: карточки, ящики или коробки для них, ручки, карандаши, бумагу и т.д.

4.4 Комиссия обязана проверить все имеющиеся документы (инвентарные книги, книги учета библиотечного фонда, накладные, полученные из ОКиО, акты на выбывшие документы, акты предыдущих проверок, читательские формуляры) и установить количество книг, имеющихся в наличии к моменту проверки.

4.5 В связи с этим важно вовремя зарегистрировать в документах всю литературу, направленную в библиотеку из отдела комплектования и обработки. Поскольку редактирование алфавитного (или нумерационного) каталога библиотеки должно вестись регулярно, можно ограничиться выборочной проверкой правильности расстановки карточек, и только в необходимых случаях провести полный контроль.

4.6 Чтобы исключить необходимые недоразумения, все книги, находящиеся в библиотеке к моменту проверки, расставляются на стеллажи, проверяется правильность расстановки фонда.

4.7 Комиссия обязана проверить списание литературы по утвержденным актам в инвентарных книгах, книгах суммарного учета и алфавитных каталогах. Если имеются пропуски, необходимо провести повторную проверку актов и оформить списание надлежащим образом. Проверить правильность учета книг, принятых от читателей взамен утерянных.

4.8 При наличии времени оформить исключение ранее отобранных ветхих книг, дублетной литературы, утративших актуальность книг. Оформить в учетных документах выбывшие издания.

4.9 Комиссия должна решить, какие условные обозначения будут ставиться на проверенных книгах, в инвентарных книгах, в читательских формулярах.

4.10 Для облегчения организации учета и отчетности целесообразно проверить наличие полочных разделителей.

4.11 С целью своевременного возврата книг в библиотеку принимаются необходимые меры по ликвидации задолженности читателей.

4.12 Подготовительный период завершается инструктированием членами комиссии участников проверки. От того, насколько четко они будут знать свои обязанности, во многом зависит оперативность и точность работы.

5. Порядок проверки книжного фонда

5.1 Технология проверки фонда. В проведении проверки библиотечного фонда принимают участие все работники библиотеки. Перед началом работы зав. структурным подразделением знакомит сотрудников библиотеки с календарным планом работы и определяет круг их обязанностей.

5.2 Проверка фонда, состоящего на балансе, проводится путем сверки каждого имеющегося в наличии документа непосредственно алфавитным (нумерационным) каталогом или с инвентарной книгой. На каждом документе делается отметка о проверке (год проверки). Подобная отметка о проверке ставится и на соответствующей карточке алфавитного (нумерационного) каталога или в записи, соответствующей данному документу в инвентарной книге. Сверяются инвентарный номер, автор или заглавие, название документа, проверяется классификационный индекс, цена издания. Работа ведется двумя сотрудниками: один из них снимает книгу с полки, называет ее инвентарный номер или автора, заглавие и ставит отметку на титульном листе книги; другой — находит номер в инвентарной книге или карточку алфавитного (нумерационного) каталога, сверив фамилию автора, заглавие, цену в случае необходимости и остальные данные, проставляется отметку о проверке в учетных документах.

Издания, которые в период проверки фонда не были возвращены в библиотеку пользователями, также должны пройти проверку. Издания, не возвращенные пользователями, сверяются с алфавитным (нумерационным) каталогом или инвентарными книгами. На книжном формуляре делается отметка о проверке (год проверки). Подобная отметка о проверке ставится и на соответствующей карточке алфавитным (нумерационным) каталога или в записи, соответствующей данному документу в инвентарной книге. Стеллажи, на которых стоят издания прошедшие проверку обязательно помечаются, таким образом, исключается возможность пропуска стеллажей в фонде.

Книги, принятые от пользователей в процессе проведения проверки могут:

• сразу сверяться с учетными документами (алфавитный (нумерационный) каталог, инвентарная книга), и на книге и в учетных документах проставляться отметка о проверке;

• или расставляться на отдельный стеллаж и проходить проверку в последнюю очередь.

5.3 Если в ходе сверки отсутствует полная идентичность сведений о документе (несовпадение инвентарного номера, автора или заглавия), выясняется, что документ был списан ранее и т.п., он откладывается для дополнительной работы с ним.

5.4 По окончанию сверки фонда с алфавитным (нумерационным) каталогом или непосредственно с инвентарной книгой, еще раз просматриваются все карточки учетного каталога или инвентарные книги, чтобы выявить карточки и/или записи, не прошедшие проверку.

5.5 На основании не отмеченных соответствующим знаком, то есть не прошедших проверку, карточек и/или записей в инвентарной книге, составляется картотека не найденных в ходе проверки документов и организуется их дополнительный поиск в фонде и/или по читательским формулярам.

6. Сверка с учетными каталогом

6.1 После этого алфавитный (нумерационный) каталог на литературу, сверяется с учетным каталогом отдела комплектования и обработки.

6.2 Карточки на книги, отсутствующие в алфавитном (нумерационном) каталоге библиотеки, считаются недостачей.

6.3 Выявленная недостача (одна по инвентарным книгам, другая по учетному каталогу) будет окончательно считаться недостачей только после еще раз предпринятых мер к более тщательному разысканию недостающей литературы на стеллажах и в читательских формулярах, среди ранее отложенных книг с несоответствующими номерами или списанных ранее по актам.

6.4 Литература, списанная ранее по актам, обнаруженная при проверке книжного фонда, откладывается отдельно. По согласованию с ОКиО такие книги изымаются из фонда и сдаются в макулатуру.

7. Подведение итогов проверки и оформление ее результатов

7.1 В заключение проверки необходимо внимательно просмотреть книги учета фонда, акты на ранее списанную литературу, не отмеченную в ходе проверки, инвентарные книги.

7.2 После того, как все возможные варианты разыскания недостающих книг исчерпаны составляется список книг, пропавших по неизвестным причинам, который должен быть приложен к акту о проверке.

7.3 При обнаружении недостающих изданий, а также литературы, числящейся за читателями более трех лет, то есть свыше срока исковой давности, комиссия обязана потребовать письменные объяснения от материально-ответственного лица и других сотрудников библиотеки, имеющих доступ к фонду.

7.4 На основании представленных объяснений комиссия устанавливает характер выявленных потерь: условия хранения, не соответствующие нормативам, халатность или злоупотребления работников и т.д., и в соответствии с ними выносит предложения по возмещению недостачи, если они возникли по вине того или иного сотрудника. Комиссия дает также рекомендации по предотвращению потерь в дальнейшем. Заключения и предложения комиссия оформляет в конце акта о проверке книжного фонда.

7.5 По окончании проверки комиссия составляет акты в 2-х экземплярах.

7.6 В том случае, если выявлено значительное расхождение учетных документов с фактическим наличием книг, в акте должны быть изложены выводы комиссии о причинах такого положения, названы конкретные виновники, выдвинуты предложения по устранению недостатков.

7.7 К акту о проверке книжного фонда библиотеки прилагается список недостающей литературы.

7.8 Результаты проверки должны быть оформлены согласно приказа.

7.9 Акты проверки книжного фонда обсуждаются на заседании комиссии по принятию, сохранности и списанию библиотечных фондов.

7.10 Материальную ответственность за фонд несут все работники библиотеки, имеющие к нему доступ. Заведующий библиотекой обеспечивает условия для правильной организации учета и хранения, а также использования фонда в соответствии с действующими инструкциями. В случае несоблюдения установленных правил персональную ответственность несет заведующий библиотекой.