Алфавитный каталог

В алфавитном каталоге (АК) описания изданий располагаются в порядке строго алфавита авторов и заглавий, независимо от содержания изданий, произведение художественной литературы может стоять рядом с научным изданием по любой отрасли знания, рядом с альбомом, картографическим изданием и т.п.

АК – является обязательной частью системы каталогов в каждой библиотеке. В библиотеке он одновременно выполняет функции читательского и служебного каталогов.

Алфавитный каталог не раскрывает отраслевое содержание фонда библиотеки. Он может дать ответ на вопросы:

-есть ли в библиотеке какое-то конкретное издание (например, есть ли книга Н. Щерба «Часограмма»);

-какие издания того или иного автора имеются в библиотеке (например, Ян В.Г.);

-какие переиздания данного произведения имеются в фондах.

Т.е. алфавитный каталог указывает наличие в библиотеке определённых изданий, поэтому к нему обращаются только тогда, когда есть точные данные о необходимом издании или авторе. Иногда алфавитный каталог характеризуют как авторский, потому что только в нём можно найти книги определённого автора, собранные вместе, независимо от их принадлежности к различным областям знания. АК собирает воедино все произведения того или иного автора вне зависимости от их содержания. Кроме того, он может оказать содействие в поиске документа, когда автор и заглавие неизвестны, но известен ответственный редактор или переводчик. Создание добавочных описаний позволяет выявить по данному каталогу и все имеющиеся в библиотеке документы, подготовленные тем или иным учреждением или организацией— например, издания, вышедшие в свет в Российской академии образования. Дополнительно алфавитный каталог может дать сведения о документах, посвященных тем или иным персоналиям («о нем», «о ней»), географическим пунктам (городам, поселкам) и т. п.

Наряду с читателями данный каталог используют и сами библиотекари для внутренней работы. Служебные библиотечные пометки на оборотах описаний связывают всю систему каталогов библиотеки в единое целое, так как дают сведения о наличии добавочных и аналитических описаний, а также об их месте в алфавитном каталоге (а иногда и в различных картотеках), инвентарные номера указывают на имеющееся в библиотеке количество экземпляров данного документа, указан на обороте карточки и «адрес» документа, то есть в фондах каких библиотек он имеется. Важную роль играет АК и при докомплектовании фонда. Справка о количестве и репертуаре изданий того или иного автора дает библиотекарю дополнительную информацию для принятия решения о приобретении документа в фонд библиотеки. Сведения о количестве имеющихся экземпляров, их распределении по фондам других библиотек нужны библиотекарю и для исключения из фонда ветхих и устаревших по содержанию документов. АК используется и в справочно-библиографической работе для выполнения справок уточняющего библиографическое описание документа и адресного характера.

Организация и ведение алфавитного каталога

Организация АК начинается с составления его паспорта, в котором указывается дата создания АК, его назначение, охват фонда, методика составления БЗ с ссылкой на ГОСТ 7.1-2003, применение добавочных записей, перечисление вспомогательных пособий к АК (картотека заглавий произведений художественной литературы). К организации АК относятся определение его структуры, разработка документации и совокупность процессов внутреннего и внешнего оформления.

Пример: АК. Основан 1979 г. Хронологический охват с 1979 г. Объем более 50 тыс. карточек. Прирост 700 карточек /в год/. Включает библиографические описания книг.

АК включает несколько видов библиографических записей.

Основные описания документов

• документы, описанные «под автором»;

— документы одного, двух, трех авторов (составителей);

— документы, описанные под именем коллективного автора.

• документы, описанные «под заглавием»;

— документы четырех, пяти и более авторов (составителей);

— документы, не имеющие автора;

— документы, имеющие составителей, но описанные под заглавием;

— конституции, законы, кодексы, сборники законов.

Место карточки в общем алфавите определяется первым по порядку словом описания, независимо от того, фамилия это или заглавие.

Предлог считается отдельным словом:

В мирные дни;

В пламени и славе;

Васильев К. А.;

Ваш подарок;

Во имя жизни.

 В случае совпадения первых слов описания карточки расставляются по алфавиту вторых слов, а если совпадают и вторые слова, - то по третьему. Карточки на авторов-однофамильцев расставляются в порядке алфавита их инициалов. Раньше всех ставится карточка с такой фамилией, при которой нет инициалов, затем карточка, на которой обозначена фамилия с одним инициалом, затем с двумя инициалами, после чего фамилии в алфавите раскрытых имён и отчеств:

Михайлов;

Михайлов А.;

Михайлов А. Н.;

Михайлов Александр Алексеевич;

Михайлов Александр Иванович.

Нужно обратить внимание, что при расстановке, даже если у Вас есть инициалы автора, то надо перебрать все карточки, у которых совпадает первая буква имени, т.к. Арнольд Андреевич (А. А.) будет стоять после Александра Сергеевича (А. С.), Анатолия Федоровича (А. Ф.) и т.д. Так же очень важно точное написание фамилии автора. Чтобы карточки одного и того же автора не оказались разъединенными в каталоге, следует при составлении БЗ стремиться к разысканию второго инициала (карточка может оказаться не только через десятки или сотни карточек, но даже в другом каталожном ящике).

Карточки на авторов с двойными фамилиями ставятся после авторов с одной фамилией:

Смирнов М. П.;

Смирнов-Аляев Г. А.;

Смирнов-Сокольский Н. П.;

Смирнова Е. С.

Сокращенная форма (аббревиатура) наименования страны, организации, общества, учреждения и т.п. при расстановке рассматривается в сочетании букв, т.е. не раскрывается и ставится в порядке алфавита букв сокращенного наименования:

Современные проблемы химии;

 Сорокин А. С.

Сосновые леса

Союз Советских Социалистических Республик;

Средние века;

СССР;

Станиславский и театр;

Суздаль.

Если заглавие начинается с числительного в виде цифры, то расстановка производится по буквенному прочтению цифры:

Сорин Ю. Н.;

40 австралийских новелл;

Сорок лет ВЛКСМ;

 Сорокин В. А.;

40-летие первой Конституции СССР.

Карточки на произведения одного и того же автора расставляются в следующем порядке:

Полное собрание сочинений;

Собрание сочинений;

Сочинения;

Избранные сочинения;

Избранные произведения;

Отдельные произведения в алфавите заглавий;

Персоналии о нем.

Расстановка описаний разных изданий одного и того же произведения осуществляется в обратнохронологическом порядке, т.е. карточка на последнее издание ставится впереди.

Например, книга Э. Успенского «Дядя Федор, пес и кот» 2004 г.и. будет стоять перед идентичной книгой 1998 г.и.

Оформление — один из этапов работы по организации АК. Оно включает внешнее и внутреннее оформление. Внешнее оформление — это оформление шкафов и ящиков каталога. Все ящики в каталоге нумеруются либо по горизонтали (слева направо), либо по вертикали (сверху вниз) с помощью ярлыков. В общедоступных библиотеках более целесообразной и чаще применяемой является нумерация по горизонтали «слева направо». Ящики снабжаются этикетками, которые помещают в металлическую или пластмассовую рамку. Этикетка — это надпись, отражающая материал, содержащийся в ящике. На этикетке могут быть указаны буквы, слоги или слова, которыми начинаются библиографические записи первой и последней карточек ящика, например: А — Айтматов Ч. Внутреннее оформление осуществляется при помощи каталожных разделителей. Они показывают порядок расположения записей, тем самым наглядно демонстрируя правила их расстановки. В среднем разделители размещают через 60-70 карточек. Разделители всегда ставят перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить. По форме разделители делятся на центральные, боковые и малые боковые. Центральные разделители имеют широкий выступ посередине. Они используются для выделения массивов карточек, внутри которых требуется дальнейшая детализация. Это могут быть группы записей с совпадающими заголовками, комплексы изданий под наименованием организации, другие значимые материалы. Боковые разделители имеют выступ в 2/3 ширины карточки и в зависимости от расположения выступа делятся на правосторонние и левосторонние. Боковые разделители рекомендуется применять для оформления групп библиографических записей, не требующих дальнейшей детализации. Кроме того, они могут применяться в комплексе с центральным разделителем. Ими можно оформлять и группы записей внутри авторского комплекса. В зависимости от информации, приведенной на разделителях, различают буквенные, слоговые и словесные разделители. Словесные разделители, как правило, оформляются на разделителях с широким выступом, а буквенные и слоговые — на боковых. Словесные разделители делятся на авторские и заглавий. Разновидностью авторских разделителей являются биографические, на которых приводятся основные сведения об авторе, его произведениях, годы жизни, псевдонимы и т. д. Запись делается на выступе разделителя и при необходимости может быть продолжена на всем поле разделителя.